Как офрмляется сопроводительное письмо

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Сопроводительное письмо к документам образец нередко вызывает множество вопросов у его составителей. Статья дает на них исчерпывающие ответы. Независимо от того, куда и с какой целью направляются документы, сопроводительное письмо к ним составляется в обязательном порядке. Это основной принцип документооборота, работающий, прежде всего, в интересах отправителя. Скачать образец письма. Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов.

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма или, как их еще называют, сопроводиловки при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка.

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. С опроводительное письмо — это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:. Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя.

Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма. Основа сопроводительного письма — перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:. Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам — приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них.

Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл. Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. Пример 1. Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения наименование приложения указано в отметке о его наличии.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. Не делайте так, и мы объяснили почему. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать.

Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей — меньше. Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату Пример 6.

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение — только одной из них другие получают письмо лишь для ознакомления , об этом тоже следует сказать Пример 7.

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния отступы делают одинаковыми и равными примерно межстрочным интервалам это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9.

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах у каждого в верхней правой части первого листа пишется, приложением к какому документу они являются с обозначением номера приложения, если их несколько , как в Примере 8.

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений.

Подписант делового письма — то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер.

Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер. Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту обозначен цифрой 1 в Примере 9 , следует указывать в этом документе и исполнителя там же, см. А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 — см.

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.

А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту.

Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия? Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней 1. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует. Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ.

Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:. Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий.

Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 Десяти календарных дней с момента ее получения Когда общаются равные по статусу компании если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили , попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание.

Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета. Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело. Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе?

Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений.

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение — нет. Это касается, например, проектов документов как в Примере 9. Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время. Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Вернуться назад. Добрый день! Все хорошо, только слово "Приложения" было бы логичнее оставить на одной строке, отдельной, а весь перечень - ниже, не заморачиваясь отступами или вставкой таблицы без границ, чтобы было все было красиво и ровно, а самое главное автоматическая нумерация - без проблем. А то наше начальство - заставь дурака Богу молиться Да, и название приложения обычно хочется вместить на одной строке, чтобы читалось удобнее, а так - теперь не влезает в одну строку.

Хотелось бы как проще и удобнее. Например: Приложения: 1. Устав предприятия на 17 л. Регистрация Напомнить пароль. Все поля обязательны. Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Введенные пароли не совпадают. Повторите пароль. Выберите, что Вам интересно: Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор.

Введите логин или Email. Запрос пароля Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail.

Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Бухгалтерия и налоги Арсенал индивидуального предпринимателя.

Сопроводительное письмо к документам Рейтинг 4. Кожанова Евгения специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции: подтверждает факт отправки; предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними; благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Текст же документа краток и условно делится на две части: сообщение о направлении документов, просьба о своевременном ответе ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т. Пример 1 Фрагмент текста и отметка о наличии приложения наименование приложения указано в тексте письма.

Пример 2 Фрагмент текста и отметка о наличии приложения наименование приложения указано в отметке о его наличии. Фрагмент документа. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Пример 3 Различные способы указания наименования приложения в тексте письма.

Сопроводительное письмо

Составление сопроводительного письма — это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

Образец сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т. Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:. Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме — вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению — заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Сопроводительное письмо к документам

Поиск работы. Про деньги. Образцы резюме. Как найти работу, если Блог Алексея Захарова. Профессиональные праздники. Как составить сопроводительное письмо к резюме.

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:. Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить. В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Готовое резюме. Автоподнятие резюме. Рассылка в агентства. Хочу у вас работать.

Составляем сопроводительное письмо с HR-специалистом

.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. lestiora

    90 дней дано для того, что бы больше поиметь на штрафах или взятках.выборы на носу! Нашей власти не интересно давать пять лет на растаможку, чем быстрее сдерут денег с народа , тем лучше

  2. Юлия

    В-системе фсин страшная корупция-и эта всё прикрывают-фсб-они в доле-везде где промка.

  3. stanquaser

    Тарас хорошее имя: опять в топ!

  4. rotersaho

    Тарас, привет! Лично я вижу один выход, купить левые украинские номера и тупо поцепить их на свою машину. Меньше привлекать внимание. А если поймают, петь песню, мол забыл техпаспорт дома. Авось пропетляю. Ваше мнение ?

  5. Вацлав

    Всегда удивляло, как умные люди быстро очаровываются искусственным интеллектом , а не каким-то там пищеварением. Что он решит наши проблемы и чего-то там поменяет. Такой интеллект может решать только типовые задачи с заранее известной целью. Ставить цели может только человек. Нельзя обмануть миллионы лет жизни животных. На самом деле, всё это приведёт только к росту числа людей, которые его обслуживают. Как и с электричеством и со многим другим. Да, исчезли люди, которые что-то делали вручную, но количество людей которые получили новые профессии при внедрении электричества в экономику значительно возросло и прямо и косвенно.Даже все эти цифровизаторы и те, не от паровой тяги питаются. Так-что искусственный интеллект, это просто пузырь экономический, который может быть полезен для развития всякого другого.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных